Software per la fatturazione elettronica: l’importanza della multifunzionalità

In senso restrittivo, quando si parla di fatturazione elettronica si fa riferimento a un sistema per la fatturazione che genera documenti in formato digitale (per la precisione in formato XML, Extensible Markup Language), le cosiddette fatture elettroniche. Tale sistema implica il ricorso a un apposito software.

Fatturazione elettronica: un processo fondamentale per aziende e imprese 

In un’accezione più ampia la fatturazione elettronica è un processo piuttosto complesso che gestisce non soltanto la creazione del documento (più tecnicamente “emissione”), ma anche l’invio al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate (che inoltra il documento al destinatario finale), la tenuta e la conservazione sostitutiva dei vari documenti (oltre alle fatture anche le note di credito o di debito).

Con poche eccezioni, la fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte degli operatori economici e, vista la sua importanza nell’ambito della gestione aziendale, è utile conoscere meglio le funzionalità di un software per la fatturazione elettronica come Fattura Smart di Wolters Kluwer, poiché vi sono soluzioni che permettono un ampio controllo di tutte le varie attività correlate alla fatturazione, soluzioni che possono essere una risorsa efficiente per le aziende e per gli studi contabili a cui esse si appoggiano.

La fatturazione elettronica e le attività correlate

Le aziende e le imprese hanno esigenze diverse a seconda delle loro dimensioni e del settore in cui si trovano a operare; vi sono aziende che collaborano con migliaia di operatori economici così come professionisti che si interfacciano con pochi clienti e fornitori; alcune aziende devono gestire cataloghi con quantità enormi di prodotti, altre offrono solo un servizio; conseguentemente la gestione aziendale e contabile è molto diversa e più o meno complessa.

Tuttavia, sono molti gli obblighi e le attività correlate alla fatturazione elettronica e, per rendere più snella, efficiente e più economica tale gestione è importante disporre di un software che operi a 360 gradi e che non si limiti soltanto all’emissione, all’invio e alla conservazione delle fatture.

La funzionalità di un ottimo software per la fatturazione elettronica

Un ottimo software per la fatturazione elettronica può dirsi tale se è arricchito da tutte quelle funzionalità che attengono alla fatturazione stessa.

Ovviamente si dà per scontato che il processo di fatturazione sia facilmente gestibile, con un’interfaccia intuitiva che ottimizzi i tempi di lavorazione e che minimizzi il rischio di errori.

Con “processo di fatturazione” si fa riferimento, come accennato in apertura, non solo alla creazione delle fatture, ma anche all’invio automatico al Sistema di Interscambio, all’acquisizione in automatico delle fatture di acquisto (che devono poter essere visualizzate in modo intelligibile) e alla conservazione sostitutiva delle fatture e altri documenti emessi.

Il programma deve, inoltre, garantire la possibilità di creare diverse tipologie di documenti: DDT, fatture proforma (soprattutto richieste quando si effettuano vendite a clienti esteri), parcelle, notule, avvisi di notula, note di debito e credito.

Si devono poi poter gestire in modo efficiente le anagrafiche dei clienti, dei fornitori e dei beni e servizi commercializzati.

Molto importante è anche la possibilità di poter visualizzare grafici che riportano le performance dell’azienda poiché possono aiutare a individuare per tempo eventuali criticità. Si devono poter monitorare incassi e pagamenti e poter gestire i vari scadenzari.

Infine, è fondamentale che il software sia accessibile da web da qualsiasi dispositivo (personal computer, notebook, tablet, smartphone).  

Un software così concepito, come Fattura Smart di Wolters Kluwer, è una risorsa utile per ottimizzare i processi di fatturazione e le attività correlate e ridurre conseguentemente i costi gestionali.